ERP được biết đến như một hệ thống phần mềm cho phép người dùng lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin, quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Vậy phần mềm hệ thống ERP là gì? ERP đóng vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng Tiền Aro News tìm hiểu nhé!
Phần mềm hệ thống ERP là gì?
Phần mềm hệ thống ERP có tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning, một hệ thống tập hợp các ứng dụng công nghệ giúp nhân viên và nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện, giúp hệ thống tài nguyên phát triển, doanh nghiệp sẽ tăng mạnh.
Tại Việt Nam có 2 loại phần mềm ERP cơ bản, đó là:
- Các phần mềm ERP nước ngoài.
- Các phần mềm ERP trong nước.
Tầm quan trọng của ERP với doanh nghiệp
Những lợi ích của hệ thống ERP đem đến cho các doanh nghiệp bao gồm:
Kiểm soát thông tin khách hàng
Khi chưa sử dụng phần mềm ERP, mọi thông tin về khách hàng đều bị phân tán và rời rạc. Đến khi sử dụng ERP, mọi dữ liệu đều tập trung tại một vị trí nhất định nên mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể truy cập và xem thông tin của khách hàng.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự
Nhờ phần mềm ERP mà nhân sự của doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc của từng nhân viên làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa và dịch vụ
Phần mềm ERP giúp tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất. Từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự không cần thiết.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án
Phần mềm ERP giúp công ty kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án.
Kiểm soát thông tin tài chính
Để hiểu được hiệu suất của doanh nghiệp mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Phần mềm ERP tổng hợp mọi vấn đề liên quan đến tài chính nên hạn chế được những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp.
Kiểm soát lượng tồn kho
Phần mềm ERP giúp kiểm soát số lượng hàng trong kho còn bao nhiêu, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các doanh nghiệp giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Những lưu ý khi sử dụng phần mềm hệ thống ERP
Nếu muốn sử dụng phần mềm hệ thống ERP, bạn nên cân nhắc kỹ những lưu ý quan trọng sau:
Xác định rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp
Đây là công việc vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất.
Lựa chọn nhà cung cấp
Lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một trong những điểm quan trọng khi chọn nhà cung cấp là cần tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án đã được họ triển khai thành công.
Chuẩn bị dự án ERP
Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp phần mềm hệ thống ERP đưa ra nhiều phương án để có thể lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.
Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP
Công việc này sẽ giúp xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi cho doanh nghiệp. .
Phân tích dự án ERP
Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP.
Thực hiện dự án ERP
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng.
Xác nhận dự án ERP
Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho nhân viên. Sau khi hoàn thành những bước trên, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
Triển khai hệ thống ERP
Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.
Chọn nhà cung cấp hệ thống ERP có dịch vụ bảo hành
Một dự án triển khai phần mềm ERP không phải kết thúc khi triển khai xong. Do đặc thù môi trường kinh doanh luôn biến động cũng như sự phát triển không ngừng của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, sau khi triển khai xong, nhà cung cấp vẫn tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp và có những điều chỉnh cần thiết. Do vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ bảo hành, bảo trì là điều vô cùng quan trọng.
Phần mềm hệ thống ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Do đó, các doanh nghiệp không thể không sử dụng phần mềm này.
Nêu muốn tìm hiểu các thông tin khác, bạn có thể truy cập vào website của kiemtienblog.com để tìm hiểu thêm.
